El teléfono móvil es un dato personal protegido por el RGPD y su inclusión en canales de comunicación como WhatsApp exige consentimiento expreso o base legítima de tratamiento
Por Luis Ferrer Abogado – www.luisferrer.abogado
Introducción
En el entorno laboral actual, el uso de aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp se ha convertido en una práctica habitual para coordinar tareas, organizar turnos o transmitir instrucciones. Sin embargo, incluir a un trabajador en un grupo de WhatsApp utilizando su número de teléfono personal sin su consentimiento constituye una vulneración de su derecho fundamental a la protección de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la jurisprudencia han sido claras al respecto: el número de teléfono personal es un dato de carácter personal, y como tal, su tratamiento requiere una base jurídica conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
1️⃣ El teléfono móvil como dato personal
El artículo 4.1 del RGPD define los datos personales como cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona física. El número de teléfono, especialmente si es privado, identifica directamente al trabajador, por lo que no puede ser utilizado libremente por la empresa para crear grupos o listas de difusión sin atender a las exigencias legales.
📌 Además, al ser incluidos en un grupo, otros compañeros también acceden a su número, lo que agrava la exposición no autorizada del dato.
2️⃣ Requisitos legales para el tratamiento: base de legitimación
La empresa solo puede tratar el número de teléfono del trabajador si tiene una base legítima de las previstas en el artículo 6 del RGPD. Las más habituales serían:
- Consentimiento expreso del interesado, libre, informado y revocable.
- Ejecución del contrato, si el uso del número es necesario para el desempeño laboral y no existe otra vía de comunicación corporativa.
- Interés legítimo, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del afectado.
👉 En el caso de grupos de WhatsApp, donde el número es visible para terceros y se utiliza una plataforma externa no controlada por la empresa, el interés legítimo no suele superar el test de proporcionalidad.
3️⃣ Resoluciones de la AEPD: vulneración del RGPD
La AEPD ha resuelto en varias ocasiones que:
✅ Incluir a empleados o colaboradores en grupos de WhatsApp sin su consentimiento puede constituir una infracción del artículo 6 RGPD.
✅ Se considera un tratamiento de datos excesivo si existen otros canales oficiales (correo corporativo, intranet, etc.) que permiten cumplir el mismo fin.
✅ La empresa debe informar debidamente al trabajador sobre el tratamiento de sus datos (principio de transparencia, art. 13 RGPD).
📌 Sanciones recientes a administraciones públicas y empresas han reforzado este criterio.
4️⃣ ¿Qué alternativas tiene la empresa?
Para evitar vulneraciones, las empresas pueden:
- Facilitar a los trabajadores un número de empresa o teléfono profesional.
- Utilizar plataformas corporativas protegidas que no expongan datos personales.
- Requerir el consentimiento expreso del trabajador antes de añadirlo a un grupo.
- Establecer en el contrato o en la política de protección de datos el uso específico de estos canales.
Conclusión
Incluir al trabajador en un grupo de WhatsApp laboral utilizando su número personal sin autorización previa y sin base jurídica clara vulnera la normativa de protección de datos. Las empresas deben extremar el cuidado en el uso de datos personales y adaptar sus canales de comunicación a los principios del RGPD, priorizando siempre el respeto a la intimidad y a los derechos digitales del trabajador.
Desde Luis Ferrer Abogado, asesoramos a trabajadores y empresas sobre el cumplimiento del RGPD en el entorno laboral y defendemos los derechos de privacidad frente a tratamientos abusivos de datos personales.
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